Образец заказа может служить основой для утвержденных технических условий проведения исследований, однако он не гарантирует, что будущие партии будут идентичны. При повторном заказе необходимо сохранить фактически утвержденные требования и получить актуальное подтверждение по тем параметрам, которые изменяются от партии к партии. Фраза «так же, как в прошлый раз» — это удобное сокращение, а не исчерпывающая инструкция для отдела закупок или приемки.
Найти принятый эталонный образец
Укажите окончательную смету, идентификационные данные, основу расчета суммы, условия поставки в контейнерах и объем документации. Не следует восстанавливать исходные условия на основе раннего запроса или изображения, если утвержденное предложение изменилось. Зафиксируйте версию, рассмотренную лабораторией, и сохраните ограничения. Полезные результаты исследований не следует превращать в гарантию поставщика относительно будущих экспериментальных результатов. Если исходные условия неполны, уточните их, прежде чем описывать следующий заказ как идентичный.
Отделить требования от полей, относящихся к конкретной партии
Наименование, необходимые изменения, форма поставки и упаковка могут оставаться без изменений. Номер партии, даты и результаты, относящиеся к конкретной партии, должны быть занесены в новые записи. Не копируйте старые результаты только потому, что название осталось прежним. Bachem’s руководство по контролю качества разделяет такие понятия, как идентичность, чистота и состав. Используйте это различие для проверки новой партии, а не для подтверждения соответствия материала данного поставщика требованиям, установленным другой компанией.
| Поле | Пример исходных данных | Повторить действие |
|---|---|---|
| Идентичность | Пересмотренная версия | Подтвердить или проверить отклонение |
| Форма | Согласованное описание | Подтвердите предложенную форму |
| Количество в упаковке | Основание и расположение контейнеров | Запросить подтверждение количества |
| Партия / даты | Поля исторических выборок | Получить поля новой партии |
| Отчеты | Доказательства и ограничения | Просмотреть записи по повторной партии |
Требовать явных отклонений
Отправьте базовую карту и запросите ответы с указанием «принять» или «отклонить». Зафиксируйте изменения формы, формата или объема документа в виде отдельного предложения. Пересмотренный пункт не наследует утверждение, поскольку в счете-фактуре сохраняется прежнее название. Если требование не может быть выполнено, перед выпуском необходимо проконсультироваться с лабораторией. Отдел закупок не должен утверждать техническую замену, руководствуясь исключительно ценой или общей суммой. Сохраните письменное решение рядом с предлагаемым изменением.
Рассмотрите новые доказательства, не повторяя всех предыдущих обсуждений
Наличие сохраненной базовой версии позволяет в ходе нового анализа сосредоточиться на связи партий, объеме аналитики и заявленных изменениях. Храните старые отчеты в качестве исторического контекста, а не в качестве замены текущих документов. Если методы или базы расчёта различаются, отметьте это перед сравнением результатов. Изменение формата не обязательно означает изменение материала; неизменный формат не доказывает идентичности объёма работ. Задавайте целенаправленные вопросы, а не рассматривайте внешний вид документа как критерий приемки.
Сохранить историю повторных заказов для повторного использования
Сохраните утвержденное повторное предложение, базовую версию, на которую оно ссылается, и одобренные отклонения. Свяжите выделенную партию с приемкой. Отметьте нерешенные вопросы и ответственных экспертов. Будущие заказчики должны проводить различие между текущими требованиями проекта и историей отдельных партий. Соответствие документации не гарантирует идентичных результатов исследований; по-прежнему необходим собственный процесс приемки лаборатории. Если в последующем заказе появляется новое требование, создайте новую редакцию базовой версии, а не добавляйте его незаметно в старую запись.
Прежде чем завершить этот обзор
- Базовый вариант — это утвержденная окончательная версия.
- Исторические результаты не являются результатами новых лотов.
- Изменения влияют на решения по рассмотрению.
- У повторной партии имеется собственная накладная на приемку.
Продолжить зафиксировать требуемые технические характеристики материала; подтвердить необходимость повторного заказа. Сохраните ссылку на соответствующий товар или руководство вместе с текстовым ответом, чтобы другой рецензент мог восстановить ход принятия решения.
Сфера ответственности редакции: поиск исследовательских материалов и анализ документов. Данные не являются медицинскими рекомендациями, инструкциями по применению или заявлением о пригодности для использования у людей. Требования и доступность указанных материалов необходимо подтвердить.
