Die Vergleichsgruppe zusammenstellen
Halten Sie vor dem Wareneingang das endgültige Angebot, die genehmigte Spezifikation und alle relevanten Dokumentenverweise bereit. Ein sinnvoller Vergleich erfolgt zwischen der tatsächlich bestätigten Bestellung und der gelieferten Sendung – nicht zwischen dem Paket und einem älteren Screenshot aus dem Katalog.
Die Lieferung als erhalten vermerken
- Notieren Sie das Eingangsdatum, die Versandnummer und den äußeren Zustand des Pakets.
- Zählen Sie die Außenverpackungen und die einzelnen Behälter, ohne davon auszugehen, dass die Anzahl der Außenverpackungen der Anzahl der Fläschchen entspricht.
- Vergleichen Sie Produktnamen, angegebene Mengen, Einheiten und Chargennummern.
- Überprüfen Sie, ob sich die mitgelieferten Unterlagen auf das jeweilige Produkt und die jeweilige Charge beziehen.
- Bewahren Sie die Verpackung und Fotos auf, falls Unstimmigkeiten hinsichtlich der Identität oder des Transports untersucht werden müssen.
Behandle verschiedene Fragen getrennt voneinander
Der äußerlich erkennbare Zustand einer Verpackung sagt nichts über die chemische Zusammensetzung oder die analytische Qualität aus. Ebenso wenig belegt ein Bericht den Zustand einer Verpackung nach dem Transport. Halten Sie Ihre Beobachtungen separat fest, damit der Lieferant und Ihr Wareneingangsteam erkennen können, was überprüft werden muss.
Befolgen Sie die mitgelieferten produktspezifischen Handhabungshinweise sowie die in Ihrem Unternehmen geltenden Verfahren. Leiten Sie die Lagerbedingungen nicht aus der Farbe der Verpackung oder aus einem allgemeinen Online-Leitfaden ab.
Eine Diskrepanz mit ausreichendem Kontext melden
Senden Sie die Bestellnummer, den Produktnamen, die entsprechende Chargennummer und eine kurze Beschreibung der Abweichung über den vereinbarten Kommunikationskanal. Geben Sie dabei bitte an, welches Feld auf dem Etikett oder im Dokument konkret abweicht. Vermeiden Sie es, in Fotos irrelevante Kundendaten oder vertrauliche Projektinformationen preiszugeben.
Halten Sie das Material aus dem vorgesehenen Arbeitsablauf heraus, bis das zuständige Team alle wesentlichen Bedenken hinsichtlich der Identität oder der Spezifikationen ausgeräumt hat.