Preparar el conjunto de comparación
Ten a mano el presupuesto definitivo, las especificaciones aprobadas y cualquier referencia documental pertinente antes de la recepción. Lo que conviene comparar es el pedido que se confirmó realmente y el envío recibido, no el paquete con una captura de pantalla de un catálogo anterior.
Anota que se ha recibido el envío
- Anota la fecha de recepción, la referencia del envío y el estado visible del paquete.
- Cuenta los envases exteriores y los envases individuales sin dar por sentado que el número de envases exteriores equivale al número de viales.
- Comprueba que coincidan los nombres de los productos, las cantidades indicadas, las unidades y los identificadores de lote.
- Comprueba que los documentos facilitados se refieran al producto y al lote correspondientes.
- Conserva el embalaje y las fotografías por si fuera necesario investigar alguna discrepancia en la identidad o en el tránsito.
Mantén separadas las distintas preguntas
El estado visible del embalaje no determina la identidad química ni la calidad analítica. Del mismo modo, un informe no demuestra el estado de un embalaje tras el transporte. Anota las observaciones por separado para que tanto el proveedor como tu equipo de recepción puedan identificar qué aspectos deben revisarse.
Sigue las instrucciones de manipulación específicas del producto que se incluyen en el embalaje y los procedimientos de tu organización. No deduzcas las condiciones de almacenamiento a partir del color del embalaje ni de una guía genérica en línea.
Notifica una discrepancia con suficiente contexto
Envía la referencia del pedido, el nombre del producto, el número de lote correspondiente y una breve descripción de la discrepancia a través del canal de contacto establecido. Indica el campo concreto de la etiqueta o del documento en el que se aprecia la discrepancia. Evita incluir en las fotografías datos del cliente que no estén relacionados con el asunto ni información confidencial del proyecto.
Mantén el material fuera del flujo de trabajo previsto hasta que el equipo responsable haya resuelto cualquier problema importante relacionado con la identidad o las especificaciones.