Подготовьте набор для сравнения
Перед получением товара подготовьте окончательное коммерческое предложение, утвержденную техническую спецификацию и ссылки на все необходимые документы. Целесообразно сравнивать фактически подтвержденный заказ с фактически поставленной партией товара, а не упаковку с изображением из старого каталога.
Отметьте доставку как полученную
- Запишите дату получения, номер отправления и внешний вид посылки.
- Подсчитывайте количество внешних упаковок и отдельных контейнеров, не принимая количество внешних упаковок за количество флаконов.
- Сверьте названия продуктов, указанные количества, единицы измерения и идентификаторы партий.
- Убедитесь, что предоставленные документы относятся к соответствующему продукту и партии.
- Сохраните упаковку и фотографии на случай, если возникнет необходимость в расследовании несоответствий в идентификации или транспортировке.
Разделяйте разные вопросы
Внешний вид упаковки не свидетельствует о химическом составе или аналитическом качестве. Аналогичным образом, отчет не подтверждает состояние упаковки после транспортировки. Записывайте свои наблюдения отдельно, чтобы поставщик и ваша приемная комиссия могли определить, что требует проверки.
Следуйте прилагаемым инструкциям по обращению с конкретным продуктом, а также процедурам вашей организации. Не делайте выводов об условиях хранения, основываясь на цвете упаковки или на общих рекомендациях из интернет-справочников.
Сообщите о несоответствии, предоставив достаточно информации
Отправьте номер заказа, название товара, соответствующий номер партии и краткое описание несоответствия по установленному каналу связи. Укажите конкретную этикетку или поле документа, в котором обнаружено несоответствие. Не включайте в фотографии не относящиеся к делу данные о клиенте или конфиденциальную информацию о проекте.
Не включайте материал в запланированный рабочий процесс до тех пор, пока ответственная команда не устранит все существенные проблемы, связанные с идентификацией или техническими характеристиками.