Préparer l'échantillon de comparaison
Veillez à disposer du devis définitif, du cahier des charges approuvé et de toutes les références de documents applicables avant la réception de la marchandise. Il convient de comparer la commande effectivement confirmée avec la livraison reçue, et non le colis avec une capture d'écran d'un ancien catalogue.
Enregistrer la livraison comme reçue
- Notez la date de réception, la référence d'expédition et l'état apparent du colis.
- Comptez les emballages extérieurs et les récipients individuels sans supposer que le nombre d’emballages extérieurs correspond au nombre de flacons.
- Vérifiez la concordance entre les noms des produits, les quantités indiquées, les unités et les numéros de lot.
- Vérifiez que les documents fournis se rapportent bien au produit et au lot concernés.
- Conservez l'emballage et les photos si une anomalie concernant l'identité ou le transport doit faire l'objet d'une enquête.
Séparez les différentes questions les unes des autres
L'état apparent d'un colis ne permet pas d'établir son identité chimique ni sa qualité analytique. De même, un rapport ne prouve pas l'état d'un colis après son transport. Consignez vos observations séparément afin que le fournisseur et votre équipe de réception puissent identifier les points à examiner.
Respectez les consignes de manipulation spécifiques au produit fournies ainsi que les procédures en vigueur au sein de votre organisation. Ne vous fiez pas à la couleur de l'emballage ni à un guide générique disponible en ligne pour déterminer les conditions de stockage.
Signaler une incohérence en fournissant suffisamment de contexte
Veuillez transmettre la référence de la commande, le nom du produit, le numéro de lot concerné et une brève description de l'anomalie via le canal de communication habituel. Précisez l'élément spécifique de l'étiquette ou du document qui présente une différence. Évitez de partager, via des photos, des informations non pertinentes concernant le client ou des informations confidentielles relatives au projet.
Ne pas intégrer le contenu dans le flux de travail prévu tant que l'équipe en charge n'aura pas résolu tout problème important lié à l'identité ou aux spécifications.